Das Fahrtenbuch in der Praxis: Tipps zum korrekten Führen

Grundsätzlich ist die allgemeine, private Nutzung eines Firmenwagens mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises (inklusive Sonderausstattung) pro Kalendermonat zu bewerten. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte bzw. regelmäßiger Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten sind mit 0,03 % bzw. 0,002 % des inländischen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zu bewerten.

Der gewinnerhöhende Privatanteil (Unternehmer) bzw. lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil (Arbeitnehmer) kann abweichend davon mit den tatsächlichen Kosten angesetzt werden, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird (Nachweis) und die insgesamt für das Kraftfahrzeug entstandenen Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden. Gerade die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches birgt indes Probleme in der Praxis.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah in gebundener oder in sich geschlossener Form geführt werden, so dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen sind oder zumindest als solche deutlich erkennbar werden. Es kann sich um ein handschriftliches oder elektronisches Fahrtenbuch handeln; ein elektronisches Fahrtenbuch muss allerdings nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten technisch ausschließen oder zumindest in der Datei selbst dokumentieren und offenlegen.

Ein Fahrtenbuch wird als ordnungsgemäß angesehen, wenn es eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit hat. Es ist über den Zeitraum von einem Kalenderjahr zu führen (Ausnahme: das Jahr der Anschaffung oder des Verkaufes eines Pkw). Für jedes Fahrzeug ist ein gesondertes Fahrtenbuch laufend zu führen, das generell die Zuordnung zum Fahrzeug (z.B. über das amtliche Kennzeichen) sowie im Detail jede einzelnen Fahrt mit Datum und (Gesamt-)Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt enthalten muss.

Bei betrieblich veranlassten Fahrten sind zudem zu erfassen:

Bei privaten Fahrten genügt als Zweck der einfache Vermerk „Privat“ . Privatfahrten über mehrere Kalendertage können auch zusammenhängend angegeben werden. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebstätte bzw. regelmäßiger Arbeitsstätte und Familienheimfahrten reicht analog der Vermerk „Wohnung/Betrieb bzw. Arbeit“ oder „Familienheimfahrt“ aus.

Wohnung: Ein Steuerpflichtiger hat dort seine Wohnung, wo der örtliche Mittelpunkt des Lebensinteresses liegt (Familie, Eigentum usw.). Das gilt auch bei mehreren Wohnungen eines Steuerpflichtigen.

Betriebstätte: Im Rahmen der Privatentnahme kommt es nicht darauf an, welche Betriebsstätte der Steuerpflichtige von seiner Wohnung aus aufsucht, wenn er mehrere Betriebstätten hat.

„Regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers“: Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aufgrund von dienstrechtlichen bzw. arbeitsvertraglichen Feststellungen einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers arbeitstäglich, je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognoseentscheidung). Die Länge des Arbeitseinsatzes begründet noch keine regelmäßige Arbeitsstätte.

Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung: Wohnt der Unternehmer oder Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, an dem sein Lebensmittelpunkt ist, kann jeweils nur eine Familienfahrt wöchentlich berücksichtigt werden.

Abkürzungen für bestimmte, häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Reisezwecke können verwendet werden, wenn diese auf einem Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt werden.

Auch durch berufliche Verschwiegenheitspflichten kann auf die Angaben von Reiseziel, aufgesuchten Geschäftspartnern sowie Reisezweck nicht verzichtet werden. Als Reisezweck können aber z.B. „Mandantenbesuch“ oder „Patientenbesuch“ als Angaben genügen, wenn Name und Adresse der aufgesuchten Person in einem getrennt geführten Verzeichnis festgehalten werden.

Liegt eine einheitliche betriebliche Reise aus mehreren Teilabschnitten vor, so kann diese unter Angabe des am Ende der Reise erreichten Gesamtkilometerstandes in einer Eintragung zusammengefasst werden, wenn die Kunden bzw. Geschäftspartner (mit Anschrift) in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

Eine Unterbrechung in Form einer privaten Nutzung führt zu einem Einschnitt, der zur Folge hat, dass der bei Abschluss der betrieblichen Fahrt (Zeitpunkt der Nutzungsänderung) erreichte Kilometerstand dokumentiert werden muss.

Auch Fahrten, die unwesentlich erscheinen (z.B. zur Autowaschanlage), sind in einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch zu erfassen. Ein Fehlen solcher als unwesentlich erachteter Fahrten kann die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches als Ganzes verhindern. Weitere Einzelheiten wie z. B. Fahrten aus fremden Wohnungen und Umwegfahrten sollten im Vorfeld fachlich geprüft werden, um spätere Unannehmlichkeiten zu vermeiden.