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Unternehmensführung

Lean Administration: Prozesse wichtiger als Produktion

Während schlanke Produktionsabläufe mittlerweile weit verbreitet sind, bleibt die Verwaltung oft schwerfällig. Foto: Web Buttons Inc – Fotolia
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In der Produktion ist der „Schlankheitstrend“ längst angekommen. Allerdings verlieren „Lean-Umsetzungen“ meist deutlich an Schwung, wenn sie von der Fabrikhalle in die Verwaltung übertragen werden – entsprechend selten sind Praxisbeispiele erfolgreicher Lean Administration. Der Managementberater Ingo Laqua hält einige Tipps parat, um dies zu ändern.

Eine wesentliche Ursache dafür, dass indirekte Bereiche nur sehr schwer zu verschlanken sind, liegt laut Ingo Laqua in einem fundamentalen Missverständnis begründet, das sich folgendermaßen auf den Punkt bringen lässt: Verwaltungs-, Entwicklungs- oder Vertriebsprozesse ≠ Produktionsprozesse. „Schon die kritiklose Übertragung zentraler Begriffe zeigt, dass man den Unterschied nicht überall verstanden hat“, so Laqua. Daher empfehle es sich, vor allem auf die folgenden Punkte zu achten:

5S kann nur ein Anfang sein
Erste Lean-Versuche in den indirekten Bereichen haben teilweise verbrannte Erde hinterlassen. Putz- und Säuberungsaktionen, Kanban-Kreisläufe für Bleistifte oder Kaffee: Man machte sich nach Kräften zum Gespött. Noch heute wird Lean hinter vorgehaltener Hand mit dem exzessiven Aufräumen von Schreibtischen gleichgesetzt. Mehr wurde nicht erreicht – und auch viel zu selten getan. Lieber stellte man die Lean-Versuche wieder ein und schob den belehrungsresistenten Mitarbeitern die Schuld in die Schuhe.
Den Change-Charakter ernst nehmen
Arbeiter und Angestellte in Fabriken sind Veränderungen gewohnt; seit Jahrzehnten finden permanent Technologiewechsel statt, werden Layouts verändert und Maschinen durch die Halle bewegt. Und vor allem: Produktionsmitarbeiter haben kein angestammtes Territorium, das sie sich gemütlich eingerichtet haben.
Anders in den indirekten Bereichen: Veränderungen sind selten und werden vor allem dann heikel, wenn sie in den Nahbereich der Mitarbeiter eingreifen. Mit den Topfpflanzen wird oftmals die Motivation aus den Büros entfernt. Auf diese Besonderheiten muss Lean Administration Rücksicht nehmen – was viel zu selten geschieht.
Indirekte Prozesse sind anders – und vielfältig
Beim Begriff Prozessmanagement merken sogar altgediente Verwaltungsangestellte auf, denn das kennt man – oder hat es zumindest schon einmal gehört. Und genau darum geht es bei Lean Administration: Die Verschwendung in den indirekten Prozessen zu beseitigen, sie schneller, effizienter und damit schlanker zu machen. Dass man dabei zwischen Kernprozessen, Stützprozessen, Vertriebsprozessen, Entwicklungsprozessen, Verwaltungsprozessen und anderen unterscheiden sollte, ist vielen Lean-Beratern noch nicht zu Ohren gekommen.
Laquas Fazit: „Im indirekten Bereich ist für jeden einzelnen Prozess zu prüfen, welches Optimierungsbesteck geeignet ist. Nicht jedes Prinzip greift überall. Deshalb muss für jeden Prozess einzeln untersucht werden, mit welcher Methode er wirklich nachhaltig zu verbessern ist. Und damit sind wir beim Kern der Sache.“
Dipl.-Ing. Ingo Laqua ist Managementberater und Geschäftsführer der CIM Aachen GmbH.
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