Auch ERP-Systeme kommen irgendwann an den Punkt, an dem sie das Fortkommen eines Unternehmens hemmen. Es gibt mehrere untrügliche Anzeichen, die darauf hindeuten, dass es Zeit für einen Wechsel ist. Der Software-Anbieter Proalpha hat diese Anzeichen in zehn Punkten zusammengetragen.
Im Gegensatz zum Spitzensport lassen sich in der Wirtschaft die Symptome des Leistungsverfalls nicht direkt messen. Der Abstieg vollzieht sich mehr schleichend. Bei der Unternehmens-Software jedoch gebe es klare Indikatoren, die anzeigen, dass ein System den Anforderungen des modernen Geschäftsbetriebs nicht mehr gerecht wird, heißt es von Proalpha.
Deswegen sollten Unternehmen die folgenden zehn Punkte beachten.
Manueller Ausdruck, manuelle Eingabe?
In vielen Unternehmen auch heute noch Standard: Die Daten eines Systems werden ausgedruckt und anschließend manuell in ein anderes System eingetippt.
Typischerweise finden sich solche Systeme im Wareneingang, bei Rückmeldungen aus der Produktion, beim Erstellen von Versandlabels und im Management von Adressen, Teilestämmen oder Kostenstellen.
Das Problem: Diese Medienbrüche verlangsamen zum einen Prozesszeiten. Zum anderen sorgen oft auch Inkonsistenzen für Verwirrung und Fehler.
Rückfragen an gleicher Stelle häufen sich
Ebenfalls ein häufiges Bild: Bei Prozessen gibt es häufig Rückfragen an der gleichen Stelle.
Der Einkauf wartet regelmäßig auf Antworten aus der Konstruktion, der Vertrieb muss ständig nachfragen, wann ein bestimmtes Produkt geliefert werden kann: Bei solchen Problemen sollte man auch immer das ERP-System hinterfragen, empfiehlt Proalpha. Denn: Häufige Rückfragen seien ein klares Indiz dafür, dass Mitarbeiter nicht über alle nötigen Informationen verfügen.
Findet die Kommunikation noch immer per Fax statt?
Unternehmen sollten einmal klar aufschlüsseln, wie oft sie mit Kunden und Lieferanten per Fax, Brief, E-Mail oder Telefon kommunizieren.
Wenn die Supply Chain modern und digital ist, fließen alle nötigen Daten nahtlos zwischen den involvierten IT-Systemen. Wer hier noch auf Handarbeit setzt, riskiert, dass seine Prozesskosten in absehbarer Zeit weiter stark steigen. Das Ergebnis ist klar: Ein Spitzenplatz im internationalen Wettbewerb rückt in weite Ferne.
Lassen sich ERP-Masken auf mobilen Geräten nutzen?
Laut einer Studie von Trovarit wurde das durchschnittliche ERP-System im Jahr 2020 vor 11,3 Jahren installiert. Setzt ein Unternehmen ein älteres System oder Release ein, sieht es mit dem Einsatz mobiler Endgeräte meist schlecht aus.
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Hier verspielen Unternehmen ebenfalls viel Potenzial, und das nicht nur im Vertrieb und Service, sondern auch in Sachen Arbeitgeberattraktivität – Stichwort Mobiles Arbeiten und Homeoffice.
Erhalten Sie die Berichte, die Sie benötigen?
Manche Systeme speichern zwar sehr viele Daten ab, sind jedoch sehr starr. Konsequenz: Die Daten lassen sich nicht oder nicht so rasch wie nötig nutzen. Moderne ERP-Systeme bieten dagegen bereits umfassende und vor allem flexible Reporting- und Business-Intelligence-Optionen.
Kann das ERP-System alle aktuellen Abläufe darstellen?
In der Vergangenheit wurde Unternehmens-Software mit viel Mühe und hohen Kosten auf die damaligen Bedürfnisse zugeschnitten. Diese Anforderungen haben sich aber weiterentwickelt.
Und das ERP-System? Wenn sich das aktuelle Release wegen mangelnder Funktionalität nicht anpassen lässt oder die Kosten dafür einer Neueinführung gleichkommen, sollten Unternehmen aktiv werden.
Kann ich kleine Änderungen leicht selbst vornehmen?
Agilität in den Prozessen ist heute eine Voraussetzung, um mit dem ständigen Wandel Schritt zu halten. Dazu braucht es manchmal gar nicht viel: ein neues Feld hier, eine Änderung im Workflow dort, eine zusätzliche Maske für die Betriebsdatenerfassung – fertig.
Ein ERP-Anbieter sollte diese Eigenflexibilität unbedingt bieten. Die Pandemie hat klar gezeigt: Anforderungen von Kunden oder Behörden ändern sich schnell. Ein vielbeschäftigter Berater, der gerade nicht zu erreichen ist, wird da zum großen Problem.
Können Sie mit großen, internationalen Playern mithalten?
International erfolgreiche Unternehmen haben nicht nur technisch die Nase vorn. Sie sind oft auch Champions darin, ihre Organisation über mehrere Länder und Kontinente zu verteilen – und so regionale Standortvorteile zu nutzen.
Proalpha ist sicher: Der Schlüssel für den Erfolg dieser Unternehmen liegt in durchgängigen Intercompany-Prozessen.
Wie fit ist die ERP-Lösung für zukünftige Geschäftsmodelle?
Um zu wissen, ob das ERP-System zukunftsfähig ist, können Unternehme schon aus den Marktentwicklungen und Aktivitäten ihrer Mitbewerber einiges ableiten.
Wenn das ERP-System sie etwa bei Web-Portalen für Kunden und E-Commerce-Optionen ausbremst, ist das kein gutes Zeichen. Auch in den Trends anderer Branchen finden sich oft wertvolle Impulse für die eigene Weiterentwicklung. Das ERP-System sollte darauf vorbereitet sein.
Wie stark entwickelt sich ein Anbieter bei neuen Technologien weiter?
Auch wenn Unternehmen heute noch nicht viel mit Sensorik, verteilten Datenbanken oder selbstlernenden Algorithmen am Hut haben: In ein oder zwei Jahren kann das schon ganz anders aussehen. Dann muss ein ERP-System auch technisch auf der Höhe sein. Deshalb ist es wichtig, dass ein Anbieter sein System kontinuierlich weiterentwickelt. (wag)
