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Datenschutz und Privatsphäre bei Webinaren und Online-Meetings – Fünf Handlungsempfehlungen für Veranstalter

Datenschutz bei Webinaren und Online-Meetings
Privates muss privat bleiben

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Mehr Datenschutz und Privatsphäre bei Webinaren und Online-Meetings – Die europäische Plattform Clickmeeting hat eine Studie erhoben, auf deren Basis sie Handlungsempfehlungen für Veranstalter gibt. Bild: Andrey Popov/stock.adobe.com

Webinare und Online-Meetings sind in vielen Bereichen zu unverzichtbaren Mitteln der Wissensvermittlung und der Kommunikation geworden. Dies rückt auch den Schutz und die Sicherheit der persönlichen Daten und Informationen der Teilnehmenden solcher digitaler Events in den Vordergrund. Die europäische Plattform Clickmeeting hatte im Frühjahr untersucht, wie Menschen in Europa mit dem Schutz ihrer Privatsphäre im Internet umgehen.

„Viele Menschen nehmen beruflich oder privat an Webinaren, Online-Schulungen, Videokonferenzen oder Online-Meetings teil. Unsere Studie hat gezeigt, dass der Schutz der eigenen Privatsphäre dabei für eine überwältigende Mehrheit sehr hoch im Kurs steht“, erklärt Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager bei Clickmeeting.

98 % der Befragten gaben damals an, dass sie online auf ihren Datenschutz achten oder aber dies zumindest versuchen. Bei der Teilnahme an digitalen Events legen sie auf Datensparsamkeit bei der Registrierung ebenso Wert wie auf den sicheren Umgang mit persönlichen Informationen.

„Veranstalter sollten daraus die richtigen Schlüsse ziehen und die Wünsche ihrer Zielgruppe unbedingt ernst nehmen“, betont Grzegorczyk. „Wer hier seriös agiert, unterstreicht nicht nur, dass er den Schutz der Daten seiner Teilnehmerinnen und Teilnehmer respektiert, sondern kann sich durch eine höhere Akzeptanz seiner Angebote auch Wettbewerbsvorteile verschaffen.“

Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage, haben die Experten jetzt für Veranstalter von Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren fünf Empfehlungen zusammengestellt:

1. Registrierung: Weniger ist manchmal mehr

Speziell bei Webinaren ist vorab in der Regel eine Registrierung erforderlich. Natürlich ist es aus Sicht des Veranstalters immer reizvoll, sich durch die Abfrage möglichst detaillierter Daten ein genaues Bild von den Teilnehmenden machen zu können. Schließlich sind daran oft auch Marketing- und Vertriebsmaßnahmen im Anschluss an die Veranstaltung gekoppelt.

Die Clickmeeting-Studie hat jedoch gezeigt, dass die meisten lediglich ein Pseudonym und eine E-Mail-Adresse angeben möchten – für die freiwillige Angabe ihrer vollständigen Daten entscheiden sich hingegen lediglich 4 %.

Empfehlenswert sei daher, den Registrierungsvorgang einfach zu gestalten und nur die Angabe der Daten obligatorisch zu machen, die für die geplanten Zwecke tatsächlich benötigt werden.

Ein ähnlicher Ansatz gelte für die Einwilligung in die Nutzung der Daten zu Marketingzwecken. Rund drei Viertel der Befragten erteilen nur die für die Anmeldung notwendige Zustimmung – immerhin gut 5 %haben schon einmal eine Registrierung abgebrochen, weil ihnen der Umfang der Zustimmung zu weit gefasst war.

2. Zugangskontrolle: Besser abgesichert

Es mag praktisch wirken, einen allgemeinen Zugangslink zu einem Webinar oder einer Videokonferenz zu erstellen, der sofortigen Zugriff ermöglicht. Für ein Plus an Datenschutz sollten Veranstalter besser eine Plattform einsetzen, die es ermöglicht, den Zugang abzusichern beziehungsweise das Online-Meeting vor Unbefugten zu schützen, heißt es.

Gebräuchliche Optionen seien dabei die Verwendung von Passwörtern oder individuellen Token für jede teilnehmende Person. Solche Einmal-Token werden ungültig, sobald die jeweilige Person die virtuelle Veranstaltung betreten hat. Dadurch beuge man einer missbräuchlichen Verwendung oder der Weitergabe von Zugangsdaten vor.

3. Sitzungsaufzeichnung: Transparenz ist Trumpf

Sowohl Webinare als auch Online-Meetings werden mitunter aufgezeichnet – beispielsweise, um ein Webinar auch über weitere Kanäle vermarkten zu können oder es Personen zur Verfügung zu stellen, die kurzfristig absagen mussten.

Wichtig hierbei ist, die die Teilnehmenden klar, transparent und vor allem vorab darüber zu informieren, wenn eine Sitzung aufgezeichnet wird. Die überwiegende Mehrheit (fast 90 %) erwartet eine solche Vorabinformation. Vor allem gilt dies dann, wenn in der Aufzeichnung beispielsweise Namen von Personen in der Chatbox zu erkennen sind oder – bei Online-Meetings mit aktivierter Kamera – das jeweilige Webcam-Bild.

4. Vertrauensbildende Maßnahmen: Seriös agieren

Veranstalter von Webinaren oder Online-Meetings sollten auch insgesamt darauf achten, vertrauensvoll zu agieren und den Teilnehmenden deutlich zu zeigen, dass sie auf den Schutz ihrer persönlichen Daten achten.

Die Clickmeeting-Studie zeigt, dass 74 % der Befragten erwarten, dass die Veranstalter sich um ihre Privatsphäre kümmern. Dies gelte nicht nur vor einer digitalen Veranstaltung, etwa im Rahmen der Angabe von Daten bei der Registrierung, sondern auch während des Events.

Vielen Teilnehmenden gehe vor allem darum, dass ihre privaten Daten verborgen bleiben. Veranstalter sollten deshalb bereits bei der Auswahl einer entsprechenden Plattform darauf achten, dass diese die passenden Funktionen zur Verfügung stellt, etwa die Option, in einem Chat-Fenster die Identität der Teilnehmenden zu verbergen.

5. Datenschutz: Wahl einer europäischen Plattform kann sich lohnen

Auch der Einsatz einer Webinar- oder Online-Meeting-Plattform eines Anbieters aus der EU könne sich positiv auf die wahrgenommene Seriosität als Organisator auswirken.

Ein solcher Anbieter unterliege mit seinen Lösungen den Richtlinien der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Gerade dann, wenn sicherheitsbewusste Unternehmen oder Privatpersonen zur Zielgruppe der eigenen Online-Angebote zählten, könne sich dieser Aspekt als relevant erweisen. (jk)

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