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Projektmanagement

Agilität: Pro und Contra

Bei allen Stärken – nicht für jede Art von Projekt ist der agile Ansatz von Vorteil. Foto: putilov_denis – Fotolia
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Agil – so lautet das aktuelle Zauberwort in der Projektmanagement-Diskussion. Doch wann ist bei Projekten ein agiles Vorgehen angesagt, und wann sind die bewährten Projektmanagement-Methoden zu bevorzugen? Das ist vielen Unternehmen unklar – weshalb ein agiles Vorgehen längst nicht immer zum Erfolg führt.

2001 veröffentlichten renommierte Softwareentwickler in den USA das „Agile Manifest für Softwareentwicklung“. In ihm sind zwölf Prinzipien für die Softwareentwicklung formuliert, die auf folgenden vier Axiomen basieren:

  • Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
  • Eine funktionierende Software (Problemlösung) ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation.
  • Die Zusammenarbeit mit dem Kunden (im Projekt) ist wichtiger als das Aushandeln von Verträgen.
  • Ein Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines vorab formulierten Plans.
  • Entscheidungssituationen divergieren
  • Wann ist jedoch ein agiles Vorgehen und wann sind Lean- und Standardprozesse angeraten? Hierzu hat Ralph Douglas Stacey, Professor für Management an der britischen Hertfordshire Business School, geforscht und eine Matrix entwickelt. Sie soll als Orientierungshilfe beim Beantworten dieser Frage dienen.
Die horizontale Achse der Stacey-Matrix ist die Wie-Achse. Sie steht für den Weg, wie eine Aufgabe zu lösen ist, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Die vertikale Achse hingegen ist die Was-Achse. Sie steht für die Ziele, die es zu erreichen gilt, und die Anforderungen, die die Problemlösung erfüllen muss. Bei einem Projekt können sowohl die Ziele, die zu erreichen sind, als auch der bestmögliche Weg dorthin mehr oder weniger klar oder unklar sein.
Einfach, kompliziert, komplex – oder gar chaotisch?
Der Stacey-Matrix zufolge ist eine (Management-)Entscheidung einfach, wenn außer dem Ziel (und den Lösungsanforderungen) auch der Weg dorthin klar ist – zum Beispiel, weil das Unternehmen schon Routine im Lösen entsprechender Aufgaben hat. Dann genügt das Schema: Anschauen, einordnen, ableiten, reagieren.
Sind jedoch das Was und/oder das Wie teilweise unklar, dann wird es kompliziert; dann empfiehlt sich das Muster „Anschauen, analysieren, reagieren“. Und wenn neben den Zielen (und Lösungsanforderungen) auch der Weg dorthin unklar ist – zum Beispiel, weil die Herausforderung neu ist –, dann gilt die Entscheidungsfindung als komplex. Ein angemessenes Vorgehen wäre dann: „Probieren, anschauen, reagieren – erneut probieren, anschauen, reagieren…“ Man spricht hier vom „Arbeiten in iterativen Schleifen“, um sich dem Ziel allmählich zu nähern.
Chaotisch wird die Entscheidungsfindung, wenn neben den Zielen und Anforderungen auch der Weg völlig unklar ist, zum Beispiel weil ein Unternehmen zwar weiß: „Wir müssen uns für die Zukunft wappnen“, jedoch nur darüber spekulieren kann:
  • Wie entwickelt sich in den kommenden zehn Jahren unser Markt?
  • Welche Problemlösungen sind dann möglich?
  • Welche Anforderungen stellen dann unsere Kunden?
Dann ist vorübergehend nur ein scheinbares Sich-durchwursteln und Starten von Versuchsballons – also agieren und reagieren – möglich. Zumindest, bis eine gewisse Klarheit gewonnen und aus der chaotischen Entscheidungssituation zunächst eine komplexe und dann eventuell eine komplizierte wurde.
Die Stacey-Matrix ist ein wirkungsvolles Instrument, um zu einer ersten Einschätzung eines Projekts oder Vorhabens zu gelangen; außerdem zu einer Entscheidung darüber, welches Vorgehen mit hoher Wahrscheinlichkeit zielführend ist. Ist die Entscheidungssituation „einfach“ oder „kompliziert“, so kommt man in der Regel mit Standardprozessen und Lean-Ansätzen weiter. Ist sie hingegen „komplex“ oder gar „chaotisch“, sollte man sich agiler Methoden bedienen.
Situativ über das Vorgehen entscheiden
Es wäre höchst ineffektiv und mit Ressourcenverschwendung verbunden, einfach lösbare Probleme und Aufgaben agil anzugehen. Anders sieht es aus, wenn die Entscheidungssituation kompliziert, komplex oder gar chaotisch ist. Dann ist es hilfreich, sich vor dem Start eines Projektes zum Beispiel mit Hilfe der Stacey-Matrix bewusst zu machen, welchen Charakter das Vorhaben hat, um sich anschließend für ein mehr oder weniger agiles Vorgehen zu entscheiden. Wird ein Projekt jedoch unreflektiert agil angegangen, ist die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns hoch. Zudem steht am Ende meist bei den Beteiligten die ernüchternde Feststellung, dass Agilität nicht funktioniert.
Agilität setzt also voraus, dass sich die Projektbeteiligten bewusst sind: Abhängig vom Charakter eines Projekts (also davon, wie klar Ziele, Anforderungen und der Lösungsweg sind), ist ein unterschiedliches Vorgehen bei der Projektplanung, -gestaltung und -durchführung nötig. Dieses Bewusstsein gilt es zu entwickeln.
Katja von Bergen arbeitet als Consultant für die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal.
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