Die durchgängige Digitalisierung aller Bereiche dominiert in den meisten Unternehmen gleich welcher Größenordnung die Prioritätenlisten. Neben der Chance, durch moderne Technologien neue Geschäftsmodelle erfolgreich entwickeln und umsetzen zu können, gelten Prozessautomatisierungen als ein wesentlicher Treiber der digitalen Transformation. Dazu gehört auch die Digitalisierung von Back-Office-Funktionen. Ziel dabei ist es, durch Minimierung manueller Tätigkeiten die Prozesseffizienz zu steigern.
Im Einkauf findet sich diesbezüglich aber häufig noch deutliches Ausbaupotenzial. Besonders der Austausch von Bestell- und Lieferdaten zwischen Kunde und Lieferant funktioniert oft wenig oder nicht durchgängig digital. Würden die Unternehmen hier stärker auf eine Einkaufssoftware setzen, ergäben sich schnell nachhaltige Verbesserungen der Performance des Beschaffungsprozesses. Zu diesem Ergebnis kommt eine von Lünendonk & Hossenfelder im Auftrag von Netfira durchgeführte Kundenbefragung. Für die Studie wurden Unternehmen befragt, die einen Umsatz zwischen 20 Millionen Euro und bis einer Milliarde Euro realisieren. 50 Prozent davon beschäftigen mehr als 500 Mitarbeiter.
Prozesseffizienz durch Minimierung manueller Tätigkeiten
Durchschnittlich rund 40.000 Transaktionen mit Lieferanten wickeln die von Lünendonk befragten Unternehmen pro Jahr ab – ein Volumen, das den Schritt in Richtung des digitalisierten Einkaufs maßgeblich beeinflusst. Die Erwartungen dabei sind hoch. So gibt knapp die Hälfte der Befragten (46 Prozent) als Hauptgrund für die Einführung einer Einkaufssoftware an, manuelle Tätigkeiten minimieren zu wollen. Weitere aufgeführte Themen sind die Automatisierung bzw. Standardisierung von Prozessen, Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und die zunehmende Digitalisierung.
Anbindung der Lieferantenseite zwingend erforderlich
Ein weiterer wesentlicher Punkt kommt dem Anwendungskomfort und der Akzeptanz zu, wie die Kundenbefragung darüber hinaus zeigt. „Damit neue Software-Tools akzeptiert und genutzt werden, müssen diese eine hohe Usability haben, sich gut in vorhandene ERP-Systeme, wie zum Beispiel SAP, integrieren lassen und flexibel bei individuellen Anpassungen sein“, weiß Jonas Lünendonk, Studienautor und Geschäftsführer bei Lünendonk & Hossenfelder. „Aber auch die einfache Anbindung der Lieferantenseite ist zwingend erforderlich, um den Mehrwert der Lösung heben zu können. Denn nur wenn die Lieferanten auch damit arbeiten, ist das Projekt ein Erfolg.“ Die Integration müsse dabei für die Lieferanten so einfach wie möglich gestaltet sein, um möglichst viele Unternehmenspartner in kurzer Zeit anbinden zu können.
Ausschlaggebend für den Erfolg bei digitalisiertem Einkauf sind eine gute Einführung durch den Anbieter sowie ein damit verbundenes richtiges Projektmanagement. Die Befragten sind übereinstimmend der Meinung, dass eine Software dann erfolgreich und nachhaltig genutzt wird, wenn die Einführungsphase möglichst reibungslos verläuft und auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden abgestimmt ist. (ig)
