Die komplette Versandlogistik in SAP ERP integriert

„Wenn wir unsere Produkte bisher zum Versand an einen Transportdienstleister übergeben haben, mussten wir jede Sendung doppelt bearbeiten. Nachdem alles im SAP-System fertiggestellt war, folgte nochmals die Anmeldung und Erfassung in einem Formular des Transportdienstleisters. Das war nicht nur unnötiger Aufwand – die manuelle Übertragung der Adressen war auch fehleranfällig“, beschreibt Markus Bieker, Cheflogistiker bei der Bender GmbH, den Handlungsbedarf. Das Unternehmen ist einer der führenden Anbieter elektrischer Sicherheitsprodukte und -lösungen für den industriellen Bereich. Die Aussichten auf Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bewegten die Geschäftsführung, nach Möglichkeiten für die komplette Logistikorganisation via SAP ERP zu suchen.

„Es ging uns darum, Zeit zu sparen und für eine weltweite Sendungsverfolgung sämtliche Daten sofort im Zugriff zu haben. Jeder Mitarbeiter bei Bender sollte über Track & Trace den Status der Sendung verfolgen können“, erläutert der Logistikleiter die Anforderung an eine Lösung. Alle Bearbeitungsschritte sollten komplett im SAP-ERP-System erfolgen, dem gewohnten Arbeitsumfeld der Mitarbeiter. Auch die Vertriebsmitarbeiter sollten die Paketdaten jederzeit sehen und direkt Einblick in die Belege erhalten können.

Diese Anforderung ging über den Standard in SAP ERP hinaus, denn Bender hätte als Mittelständler selbst für die Schnittstellen zu den einzelnen Transportdienstleistern (TDL) sorgen müssen. „Wir wollten das Rad nicht nochmals neu erfinden und haben uns deshalb nach einer geeigneten fertigen Lösung am Markt umgeschaut“, so Markus Bieker. Mittlerweile setzt man bei Bender für die Bearbeitung von Versandaufträgen für Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP) sowie Speditionen auf die Software „M.TransportCommunicator“ des Unternehmens Mercoline. „Zunächst ging es nur um die KEP-Anbindung. Der Vorteil der Lösung ist, dass wir die einmal erfassten Daten jetzt auch für die Zoll-Anbindung und die Gelangensbestätigung nutzen können. Sie bauen aufeinander auf“, beschreibt der Logistikleiter den Vorteil der verknüpften Programm-Module.

Der „M.TransportCommunicator“ ist ein Add-On für SAP ERP auf der Basis von SAP-Standardstrukturen, das auch bei einem SAP-Versionsupgrade nicht separat aktualisiert werden muss. Mit dem Add-On werden die KEP-Schnittstellen zu allen relevanten Transportdienstleistern bereitgestellt.

Bender bearbeitet alle Versandaufträge für KEPs und Speditionen jetzt direkt in SAP ERP. Bei allen Sendungen erfolgt automatisch eine Plausibilitätsprüfung der eingegebenen Daten. Ist der Auftrag komplett, wird das fertige Etikett ausgedruckt. Das Versandlabel wird individuell für den jeweiligen KEP oder die Spedition erzeugt. Anschließend erfolgt der elektronische Datenaustausch, z.B. von Manifesten oder Trackingdaten, mit den KEPs und Speditionen auch direkt aus dem SAP-ERP-System heraus. Sogar der Packprozess ist mittlerweile komplett in SAP ERP integriert. „Anstelle der sonst recht komplizierten Bedienung in SAP lesen wir die notwendigen Daten wie Belegnummern oder Packmittel über das Mercoline-Modul mit einem Barcode-Scanner ein. Das hat den Prozess vereinfacht und beschleunigt“, berichtet Markus Bieker. Für die Mitarbeiter sind alle Aufträge jetzt per Logistik-Monitoring in einer Übersicht verfügbar. So erfolgt auch die Statusverfolgung der Speditions- und KEP-Sendungen direkt aus dem SAP-ERP-System heraus. Als Option ist auch der Versand eines Tracking-Links an Kunden für eine Sendungsverfolgung verfügbar.

Da die Daten jeder Sendung bereits im „M.TransportCommunicator“ verfügbar sind, hat sich Bender entschlossen, diese Daten außerdem für die Gelangensbestätigung und die Zoll-Anmeldung zu nutzen.

Unternehmen sind verpflichtet, bei umsatzsteuerfreien EU-Lieferungen nachzuweisen, dass der Abnehmer die Waren tatsächlich erhalten hat. Speziell hierfür entwickelt wurde „M.SecureTrade Gelangensbestätigung“ – ein weiteres Add-On, mit dem sich Gelangensbestätigungen und deren Alternativnachweise in einer zentralen SAP-ERP-Anwendung vollautomatisch versendet, empfangen und überwacht werden können.

Durch die bereits implementierten KEP-Schnittstellen zu allen relevanten Dienstleistern wird die Gelangensbestätigung automatisiert erzeugt. Die in SAP ERP integrierte Anwendung erzeugt aus SAP-Belegen wie Auslieferungen die erforderlichen Daten. Die elektronisch verbundenen Transport-Dienstleister melden automatisiert die abschließende Übergabe eines Pakets und die SAP-ERP-Anwendung erstellt daraus einen Gelangensbestätigungsbeleg. Der Versand und Empfang des Belegs kann dann je nach Bedarf über verschiedene Kommunikationswege erfolgen – neben den klassische Wegen und der Nutzung von Trackingdaten bietet die Lösung auch den Versand von Gelangensbestätigung über ein Webportal an. Kunden von Bender erhalten hier ein E-Mail mit einem einmalig gültigen Link. Die Empfangsbestätigung erfolgt mit wenigen Klicks direkt im Webportal; kurz danach sind alle Daten im SAP-ERP-System verfügbar.

„Die Gelangensbestätigungen werden jetzt automatisiert verarbeitet und archiviert. Wir müssen die Belege nicht mehr manuell aus Mail-Nachrichten oder Excel heraussuchen“, fasst der Logistikleiter den Vorteil zusammen. Die Anwendung übernimmt die automatische Eingangsverarbeitung der Rückmeldungen und die Verwaltung der unterschiedlichsten Verbringungsnachweise. Mithilfe eines Status- und Fakturamonitors können alle Belege aus SD- oder FI-Sicht überwacht und weiter qualifiziert werden. Fehlende Gelangensbestätigungen lassen sich über die Anwendung automatisiert in drei Mahnstufen anmahnen.

„Für die Zoll-Anmeldung haben wir bisher eine Internet-Lösung genutzt und mussten die erforderlichen Daten weitgehend von Hand erfassen. Die elektronischen Zollanmeldungen können wir jetzt ebenfalls komplett in SAP ERP bearbeiten. Die notwendigen Informationen holt sich die Anwendung aus den bereits verfügbaren Stammdaten und Belegen. Dadurch können wir sehr viel Zeit und Aufwand einsparen. Auch bei Urlaubsvertretungen ist alles sofort nachvollziehbar“, bestätigt der Logistikleiter von Bender den Nutzen der Datenverknüpfung.

Alle Eingaben werden vom Mercoline-Add-On „M.ATLAS für SAP ERP“ aus den im System vorliegenden Quellen gesammelt. Die Daten werden direkt in eine Ausfuhranmeldung übernommen und der Bearbeiter in der Fachabteilung veranlasst aus der Anwendung heraus die Übermittlung der Ausfuhranmeldung an den Zoll. Vom Zoll werden anschließend die Ausfuhrbegleitdokumente und die Ausgangsvermerke elektronisch zur Verfügung gestellt. Über einen Statusmonitor ist der Bearbeitungsprozess aller Anmeldungen unter Kontrolle. Die automatisierte Zoll-Anbindung wurde vom Softwareanbieter innerhalb eines Monats umgesetzt, sodass die bisherige Nicht-SAP-Lösung nahtlos ersetzt werden konnte.

Bender nutzt die verschiedenen Mercoline-Add-Ons, um die Prozesse in der Logistik in SAP ERP weiter zu optimieren. Als wichtige Vorteile nennt Markus Bieker zunächst die unternehmensweit bessere Transparenz bei Versandaufträgen für Kurier-, Express- und Paketdienste. Zudem habe sich das Fehlerpotenzial bei der Bearbeitung deutlich verringert und die Datensicherheit erhöht. „Weil die Anbindung an unsere Transportdienstleister, der Packprozess, die Gelangensbestätigung und die Zoll-Anbindung miteinander verbunden sind und von einem Anbieter kommen, ergeben sich erhebliche Vorteile. Die Anwendungen sind ausgereift und arbeiten absolut zuverlässig. So sparen wir mit jeder Sendung ein paar Minuten Bearbeitungszeit. Wir sind mit der Lösung deshalb hochzufrieden“, bilanziert der Logistik-leiter.