Unternehmensgedächtnis

Notizen mit Mehrwert

Die Technologie, mit der man die zuvor digitalisierten Notizen mit persönlichem, unternehmenseigenem und öffentlich zugänglichem Wissen anreichert, basiert auf „Corporate Memory (CoMem)“, einem Wissensmanagementsystem aus dem DFKI. Bild: Wacom
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Wacom und DFKI haben ein gemeinsames System entwickelt, welches handschriftliche Dokumente mit nützlichem Wissen anreichert. Dieses umfasst neben Informationen aus dem Unternehmensgedächtnis auch individuelles Wissen und allgemein verfügbare Informationen, die kontextbezogen referenziert und dem Wissensarbeiter bedarfsgerecht angeboten werden. Die daraus resultierenden Möglichkeiten im Hinblick auf zusätzliche Anwendungen und Dienste sind weitreichend.

Die heutige Datenflut führt dazu, dass die vielen uns umgebenden Informationen für den Einzelnen kaum noch überschau- und handhabbar sind: Dokumente werden in ausladenden Ordnerstrukturen abgelegt, E-Mails treffen fast minütlich ein, Notizen zu wichtigen Besprechungsinhalten werden handschriftlich festgehalten und verschwinden in der Kladde oder im Stapel Papier. Um dieser Fülle an Informationen Herr zu werden ist ein Wissensmanagementsystem erforderlich, das die spezifischen Arbeitsmethoden des Einzelnen berücksichtigt und die individuellen Unterlagen sowohl in die persönlichen Daten als auch in das Firmengedächtnis einbindet. Darüber hinaus braucht es eine proaktive Bereitstellung weiterführender Informationen aus relevanten Quellen, die zum aktuellen Kontext passen oder aber der Lösung des spezifischen Problems dienen.

Digitale Tinte und Wissensmanagement gehen Symbiose ein

Der japanische Hersteller von Eingabetabletts und digitalen Stiften, Wacom, und der Forschungsbereich „Smarte Daten & Wissensdienste“ des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz GmbH (DFKI) widmen sich gemeinsam dieser Herausforderung. Beide engagieren sich im Digital Stationery Consortium (DSC), einer Vereinigung, welche die „Digitale Tinte“ als universelles, offenes und intelligentes Inhaltsformat etablieren und hierfür gemeinsame Ideen und zukünftige Anwendungen entwickeln möchte.

In die Kooperation hat Wacom seine Schlüsseltechnologie zur Darstellung Digitaler Tinte, die „Wacom Ink Layer Language (WILL)“ eingebracht. Mit Hilfe des WILL-Standards kann die persönliche, digitale Handschrift plattform- und applikationsübergreifend aufgezeichnet und abgebildet werden. Die Technologie, mit der man die zuvor digitalisierten Notizen mit persönlichem, unternehmenseigenem und öffentlich zugänglichem Wissen anreichert, basiert auf „Corporate Memory (CoMem)“, einem Wissensmanagementsystem aus dem DFKI. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen und realisieren seit Jahren in Forschungs- und Industrieprojekten Lösungen, wie man Wissensmanagement effektiv in die tägliche Arbeit einbinden kann, Wissen kontextbezogen mit wenig Aufwand gewinnt und bedarfsorientiert bereitstellt.

Proaktive Information statt zeitintensiver Suche

Im gemeinsam mit Wacom entwickelten Proof of Concept (PoC), notiert der Mitarbeiter Informationen mit einem digitalen Stift. Anschließend erfolgt die semantische Aufbereitung der Inhalte und Klassifizierung von Begriffen, die mit dem Personal Information Model (PIMO) und dem Unternehmensgedächtnis verglichen werden. Auf dieser Basis stellt CoMem proaktiv Informationen zur Verfügung – wie zum Beispiel Kontaktdaten zu vermerkten Personen, relevante Einträge aus dem persönlichen Kalender oder kontextbezogene Dokumente des Benutzers, Teams oder Unternehmens. Das neu verfasste und digital aufbereitete Dokument wird wiederum in das PIMO des Benutzers eingebettet und – wenn es gemeinsam genutzt wird – auch Teil des Unternehmensgedächtnisses.

„Die Symbiose aus WILL-Technologie und CoMem Wissensmanagementsystem verwandelt ein rein handschriftliches Dokument in ein Dokument mit echtem Mehrwert“, so Prof. Dr. Andreas Dengel, Leiter des Forschungsbereichs Smarte Daten & Wissensdienste am DFKI.  „Allzu oft geraten Notizen zu Gedanken, Konzepten oder Besprechungen in Vergessenheit, trotz ihres immensen Informationsgehaltes. Dem steuert unser gemeinsam entwickeltes System entgegen: wichtige Inhalte manuell erstellter Dokumente werden in ein Unternehmensgedächtnis integriert und über einen Wissensgraphen automatisch mit den Ressourcen verknüpft. Gleichzeitig wird dem Anwender zur Problemlösung kontextrelevantes und weiterführendes Wissen aus dem PIMO des Anwenders, dem Unternehmensgedächtnis und frei zugänglichen Quellen wie Wikipedia angeboten“, so Dengel weiter.

Die zeitintensive Suche nach relevanten Informationen auf Servern, Desktop-Ordnern oder den unterschiedlichsten Applikationen gehört also hoffentlich bald der Vergangenheit an.

„Bereicherung“ der Büroarbeit durch CoMem

Die Kooperation mit Wacom erweitert die Integration von CoMem in die persönliche Arbeitsumgebung der Anwender und folgt damit dem Ansatz des Semantic Desktop, der das Wissensmanagement in Anwendungen wie E-Mail, Browser und Dateisystem integriert. So können die bislang in Texteditoren geschriebenen semantischen Aufzeichnungen nun durch handschriftliche Notizen – mit Digitaler Tinte auf Papier oder Tablets – erweitert werden und dadurch weitere Arbeitssituationen von Nutzern abdecken. CoMem wird bereits als eigenständiges und umfassendes Wissensmanagementsystem innerhalb des DFKI eingesetzt und findet derzeit seinen Weg in die Industrie. (ig)

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