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Digitalisierung

Strategische Lieferantenbeziehungen

Für den Einkauf essenziell: Agiles Denken und Handeln. Foto: ar130405 / fotolia.
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Die fortschreitende Digitalisierung macht vor nichts Halt. Neben den viel diskutierten Risiken für tradierte Geschäftsbeziehungen ergeben sich natürlich auch allenthalben Chancen – etwa im Bereich des Einkaufs.

Die Konsequenzen der Digitalisierung für den Einkauf von Unternehmen haben bisher noch kaum Beachtung gefunden. Dabei sollte sich jeder Procurement Manager heute die Frage stellen, welche Rolle der Einkauf im Unternehmen der Zukunft spielen wird – und ob er noch die richtigen Mittel an der Hand hat, um angesichts der neuen Herausforderungen zu bestehen. Denn auch im Einkauf werden in naher Zukunft völlig neue, digitale Denkmuster entscheidend; denkbar sind etwa agile Wertschöpfungsnetzwerke oder sogar eine Umkehrung der alten, hierarchischen Beziehung zwischen Einkäufer und Lieferant. Eines ist jedenfalls absehbar: Durch die Digitalisierung wächst die strategische Bedeutung des Einkaufs für den Unternehmenserfolg.

Sechs Große Herausforderungen
Der Einkauf sieht sich durch die digitale Transformation mit Herausforderungen in sechs großen Bereichen konfrontiert:
Die Digitalisierung setzt Unternehmen einem hohen Innovationsdruck aus. Für den Einkäufer wird es in dieser Situation darauf ankommen, Brücken zu bauen. Er muss Dienstleister und Lieferanten finden, welche die Innovationsprozesse im Unternehmen voranbringen. Vor diesem Hintergrund spielt die tendenzielle Beschleunigung von Beschaffungszyklen ebenso eine Rolle wie neue Formen des Lieferanten-Scoutings.
Die zweite große Herausforderung stellt die wachsende Bedeutung von Daten dar – nicht nur im Zuge eines umfassenden Unternehmens-Controllings, sondern auch, um fundierte Prognosen erstellen zu können. Der Einkauf wird folglich neue Datenquellen erschließen und diese Daten auf neue Weise auswerten müssen. Während einige Unternehmen aktuell sogar noch bei ihren Lieferanten nachfragen müssen, was über das Jahr eigentlich gekauft wurde, haben diejenigen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil, bei denen diese Daten – verknüpft mit den Stammdaten jedes Lieferanten – umgehend vorliegen.
Herausforderung Nummer drei: Der Einkauf wird das Verhältnis zu Lieferanten anders ausgestalten müssen als früher. Denn die Lieferantenbeziehung der Zukunft wird viel stärker von Kooperation geprägt sein als bisher. Zugleich wird der Einkauf neue Wege finden müssen, um kleinere, neue Lieferanten an Bord zu holen.
Die vierte Herausforderung betrifft die wachsende Rolle von IT-Systemen im Beschaffungsprozess. Unter den Bedingungen der Digitalisierung wird es in Zukunft praktisch unmöglich sein, ohne Softwareunterstützung für Effizienz zu sorgen. Beschaffungsprozesse werden ohne geeignete IT-Lösungen kaum noch auskommen.
Die Herausforderungen fünf und sechs sind im Grunde alte Bekannte für den Einkauf: Kosten und Risiken. Sie im Griff zu behalten, wird auch unter den Bedingungen der digitalen Transformation weiterhin zu den zentralen Aufgaben für das Procurement zählen. Wobei gerade durch die agilen Supply Chains der Zukunft – ggf. auch mit vielen kleineren Lieferanten – das Thema Risikomanagement noch stärker in den Fokus rückt.
NeuArtige Partnerschaften
Früher hatte der Einkauf einen fast ausschließlich operativen Fokus. Es ging darum, die benötigten Ressourcen mit hoher Zuverlässigkeit zu geringen Kosten zu beschaffen. Bei einer Einmal-Verwendung der beschafften Ressource bleibt dieses klassische Modell, das seinen Erfolg vor allem an niedrigen Ausgaben misst, durchaus sinnvoll. Je größer aber der Beitrag des Zulieferers zur Wertschöpfung und zum wirtschaftlichen Erfolg des eigenen Unternehmens ausfällt, desto stärker muss sich diese Beziehung intensivieren. Manche Lieferanten werden in eine Kategorie der „Preferred Vendors“ (Vorzugspartner) vorstoßen. Durch eine stabilere Beziehung reduziert der Einkauf hier das Risiko und nutzt besondere Leistungen des Lieferanten. Die dritte Stufe wird darin bestehen, den Lieferanten als Partner zu begreifen. Solch ein Partner, zu dem das Unternehmen eine betont enge Beziehung eingeht, kann Innovationen ganz anders unterstützen und in viel stärkerem Umfang zur Wertschöpfung beitragen. Der besondere Wert einer solch engen Geschäftsbeziehung zu einem strategischen Partner kann sogar dazu führen, dass sich das alte hierarchische Muster von Besteller und Lieferant umkehrt – für den Einkauf ein völlig neues Denkmuster.
Agilität unterstützen
Dem Einkauf wächst unter den Bedingungen der digitalen Transformation schon deswegen eine strategische Bedeutung zu, weil Unternehmen in Zeiten immer kürzerer Produktzyklen grundsätzlich gezwungen sind, ihre Markteinführungszeiten zu verkürzen. Möglich wird dies aber nur, wenn auch die Supply Chain des Unternehmens flexibel und schnell genug ist, um auf die neuen Anforderungen des Marktes zu reagieren. Darum ist absehbar, dass immer mehr Wertschöpfung in agilen, netzwerkartigen Supply Chains stattfindet. Während Agilität im Unternehmen früher meist isoliert (quasi in Inseln) auftauchte, gehen heute mehr und mehr Unternehmen dazu über, ihre gesamte Strategie agil zu gestalten. Für den Einkauf gilt es, darauf die richtigen Antworten zu finden. Der Einkauf der Zukunft muss in der Lage sein, Agilität im Unternehmen zu unterstützen – im Innen- wie im Außenverhältnis.
Die Lieferantenpartnerschaft als Erfolgsfaktor
Weil strategische Lieferantenpartnerschaften heute eine oft erfolgsentscheidende Relevanz haben, ist es unerlässlich, sie entsprechend sorgfältig aufzubauen und zu steuern. Der Einkauf sollte sich daher die nötige Zeit nehmen, um den geeigneten Partner zu bestimmen und die Partnerschaft anschließend zu vertiefen. Die Auswahl eines solchen strategischen Partners wird auch andere Ausschreibungsmodelle erfordern als bislang üblich. Belohnt wird diese größere Anstrengung des Einkaufs aber dadurch, dass er mit der strategischen Lieferantenpartnerschaft das Fundament zu einer agilen Projektumsetzung im Unternehmen legt. Der digitale Einkauf der Zukunft ist adaptiv, vernetzt, innovativ und effizient – und adressiert damit die beschriebenen sechs großen Herausforderungen: Innovationen, Datennutzung, IT-Systeme, Lieferantenbeziehungen sowie Kosten und Risiken. Die strategischen Partnerschaften eines Unternehmens tragen dazu bei, dass das Unternehmen die übergreifenden Ziele seiner digitalen Transformation tatsächlich erreichen kann – etwa innovative Geschäftsmodelle zu schaffen, die Time-to-Market zu verkürzen, komplexe IT-Lösungen zu realisieren und brachliegende Informationsschätze zu heben.
Vertrauen und Kooperation
Schon das berühmte „Manifest zur Agilen Softwareentwicklung“ aus dem Jahr 2001 konstatiert, dass die Zusammenarbeit zwischen Partnern wichtiger sei als die vertragliche Ausgestaltung; Individuen und Interaktionen wichtiger als Prozesse und Werkzeuge; das Funktionieren des Produkts wichtiger als die umfassende Dokumentation; das agile Reagieren auf Veränderungen wichtiger als die starre Einhaltung eines Plans. Entsprechend empfiehlt sich ein „agiler Vertrag“, der ohne zu viele Detailfestlegungen auskommt. Er muss vielmehr den Rahmen für eine vertrauensvolle Kooperation zwischen dem Unternehmen und seinem strategischen Partner bilden und die grundsätzlichen Möglichkeiten der Kooperation mit dem Lieferanten regeln. Dennoch ist der agile Vertrag nicht ergebnisoffen – so darf er etwa durchaus das grundsätzliche Ziel (das sog. „Epic“) formulieren. Dieser Vertrag bestimmt auch die Pflichten und Rechte der Partner, wie etwa die Teilnahme an Reviews, die Besetzung von Rollen im agilen Prozess etc. Und er regelt, was bei Verletzung der Kooperationsvereinbarung geschieht, indem er etwa Abbruchmöglichkeiten für Kunden oder eine Gutschrift für Dienstleister vorsieht. Für beide Vertragsparteien ist zentral, dass sie im Vertrag ausdrücklich das agile Prinzip anerkennen: Eine konkrete Lösung wird erst im Verlauf eines Projekts entstehen – durch Empirie, Zusammenarbeit und neu entstandenes Wissen.
Fazit: Die neue strategische Rolle des Einkaufs
Vom klassischen, hierarchischen Muster einer Einkäufer-Lieferanten-Beziehung ist solch eine strategische Lieferantenpartnerschaft, die nicht zuletzt die agile Projektumsetzung gestatten will, denkbar weit entfernt. Dennoch werden solche Partnerschaften für Unternehmen unumgänglich. Unter den Bedingungen der digitalen Transformation und angesichts von Unternehmensstrategien, die immer stärker auf agilen Prinzipien beruhen, verändert sich auch die Rolle des Einkaufs. Auch wenn der Einkauf in Zukunft nicht selbst nach agilen Prinzipien operieren sollte, so muss er sich doch wandeln und lernen, mit der neuen Dynamik der strategischen Anforderungen des Unternehmens umzugehen. Die neue zentrale Herausforderung für den Einkauf wird darin bestehen, Agilität im Unternehmen zu ermöglichen. Die Wahl geeigneter strategischer Partner und Lieferanten und die entsprechende Ausgestaltung von Lieferantenverträgen werden für den Einkauf zu essenziellen Aufgaben.
Felix Dinnessen (Senior Consultant) und Sven Hellmann (Partner) sind für die Unternehmensberatung Cassini Consulting tätig.
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