Eine IT-Asset-Management-Software vereinfacht zahlreiche Aufgaben für die IT-Administration. Der Übergang zwischen Hardware, Software und Peripherie ist ohnehin oft fließend. Daher kann es lohnenswert sein, einen ganzheitlichen Ansatz zu betrachten – nämlich das IT-Asset-Management in die unternehmensweite Inventarverwaltung zu integrieren.
Das Schweizer Unternehmen Timly ermöglicht mit seinem Asset-Management-Tool und seiner Software für Inventarverwaltung, Inventar sowie Arbeitsmittel unterschiedlicher Art zu verwalten. Realisiert wird dies durch frei gestaltbare Profile, die wie Schablonen funktionieren. Attribute, Verknüpfungen und zugeordnete Dateien lassen sich dem jeweiligen Bedarf eines Assets und den Anforderungen im Unternehmen anpassen. Dadurch gehört die Nutzung als IT-Asset-Management-Software zu den möglichen Anwendungsbereichen in der Praxis. Neu integriert wurde eine Schnittstelle für das automatisierte IT-Asset-Management (ITAM). Von der ITAM-Software Lansweeper erfasste Hardware- und Software-Assets können über dessen API direkt in Timly importiert werden.
Asset-Management-Software als universelle Schnittstelle im Unternehmen
Asset-Management-Lösungen besetzen eine zentrale Funktion im Unternehmen. Sie sind schon lange nicht mehr auf die digitale Vereinfachung des Facility-Managements zu reduzieren. Allein die Erfassung und verwechslungssichere Kennzeichnung von Arbeitsmitteln führen häufig zu einem nachhaltigeren und ressourcenschonenderen Umgang. Assets können nicht mehr einfach so verschwinden, letzte Standorte und persönliche Verantwortlichkeiten bleiben immer nachvollziehbar. Gleichzeitig ermöglicht die Management-Software eine effektivere Disposition von benötigten Materialien und Werkzeugen.
Digitale Geräteakten und integrierter Datenaustausch schaffen die Voraussetzungen, nahezu beliebige Informationen über verwendete Arbeitsmittel abzurufen. Stehen etwa Hauptmerkmale, oft auch als „Key Features“ umschrieben, wie eine netzwerkbasierte Bereitstellung oder der Zugriff per App zur Verfügung, haben Mitarbeiter an jedem Arbeitsort die Möglichkeit, Bedienungsanleitungen, Sicherheitshinweise und auch Wartungskonzepte digital aufzurufen. Schäden lassen sich so dokumentieren und auch gleich melden.
Nicht nur, aber auch bei der IT-Asset-Management-Software, spielen Fristen eine wichtige Rolle. Wartung ist nicht mehr nur in Werkhallen ein wichtiges Thema, sondern auch für die Hard- und Software im Unternehmen. Übergreifende Wartungskalender helfen bei der Koordination und verhindern, dass wichtige Termine vergessen werden. Lizenzlaufzeiten sind in diesem Kontext nur ein weiterer zu beachtender Aspekt.
Bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen hilft eine möglichst breite Datenbasis. Erfolgt ein Monitoring über alle relevanten Aktionen an und mit einem Asset, lassen sich Rentabilität, Reparaturanfälligkeit und Nutzungsintensität vergleichsweise einfach bestimmen.
IT-Asset: Definition und Herausforderungen
Spezialisierte ITAM-Systeme müssen eine große Bandbreite der Informationsverarbeitung abdecken. Das liegt an der Vielfalt der möglichen IT-Assets und deren Besonderheiten, die in einer IT-Asset-Management-Software berücksichtigt werden müssen:
- Klassische Hardware: Server, Desktop-PCs, Laptops und andere Mobilgeräte beinhalten ihrerseits eine hohe Anzahl unterschiedlicher Bauteile. Neben Grunddaten, wie Anschaffungsjahr oder Auflistungen verbauter Komponenten, können bereits hier dynamische Parameter wie zum Beispiel die aktuelle BIOS/UEFI-Version oder Smart-Werte von Festplatten eine Rolle spielen.
- Zubehör/Peripherie: Monitore, Eingabegeräte, Lautsprecher und externe Speichermedien gehören zu den häufigen Assets dieser Kategorie, die sich um ein Vielfaches erweitern ließe. Teilweise handelt es sich dabei um passive Geräte, deren Spezifika sich nicht automatisch auslesen lassen. Zudem sind entsprechende Geräte portabel und austauschbar, sodass Probleme beim Service-Management entstehen können.
- Netzwerkkomponenten: Switche, Router sowie Netzwerkdrucker zählen zu den oft vergessenen Elementen, die sich in fast jedem professionellen Netzwerk finden. Die Geräte sind häufig verbaut und nicht ohne Weiteres zugänglich. Dennoch ist ihre Betrachtung essenziell, denn veraltete Firmware auf einer aktiven Netzwerkkomponente kann ein ansonsten sicheres Firmennetzwerk angreifbar machen.
- Software: Hier gibt es die beiden großen Unterkategorien der Betriebssysteme und der installierten Anwendungen. Versionsstände und Patchlevel müssen im Fokus bleiben, um keine Angriffspunkte für Cyber-Kriminelle zu bieten. Das systematische Lizenzmanagement ist Basis für Nutzbarkeit und Zugriff auf Updates. Virtualisierung schafft weitere Herausforderungen, da virtuelle Elemente sozusagen nur auf dem Papier existieren.
Die Diversität möglicher Assets nimmt aufgrund der Verbreitung des „Internet of Things“ (IoT) und Trends zur Industrie 4.0 noch zu, sodass ITAM-Lösungen breit aufgestellt sein müssen, wenn sie alle denkbaren Elemente über ihren Lebenszyklus im Unternehmen umfassend abbilden sollen.
Das Asset-Management-Tool als Koordinator
Die allgemeine Inventarverwaltung in eine IT-Asset-Management-Software zu integrieren, dürfte in der Praxis nicht möglich sein. Den umgekehrten Weg beschreitet Timly mit der Einbindung von Lansweeper. Das ITAM-Tool scannt Netzwerke auf aktive Komponenten. Dafür nutzt es Informationen, die sich bereits über die gängigen Netzwerkprotokolle auslesen lassen. Für präziseres Monitoring stehen Client-Anwendungen zur Verfügung, die auf Endgeräten installiert werden müssen. Diese verbinden sich dann mit dem lokalen Server von Lansweeper und senden Detailinformationen über installierte Anwendungen sowie das genutzte Betriebssystem. Auch eingerichtete Benutzer lassen sich dabei automatisiert feststellen. Für mehr Sicherheit sorgt dabei ein Abgleich der festgestellten Softwareversionen mit der Datenbank der Common Vulnerabilities and Exposures (CVE), in der bekannt gewordene Schwachstellen gelistet sind. Stellt die IT-Asset-Management-Software betroffene Programme im eigenen Netzwerk fest, erfolgt eine Warnmeldung. Auch das Hinterlegen von Skripten, die vordefinierte Aktionen im Notfall ausführen, ist eine Option.
Bei der automatisierten Übernahme von durch die IT-Asset-Management-Software erkannten Assets können Zuordnungen zu bereits bestehenden Kategorien und Standorten vorgenommen werden. Dabei handelt es sich nicht etwa um eine Doppelerfassung. Die eingefügten Objekte erhalten alle in Timly vorgesehenen Funktionen; die Detailinformationen aus Lansweeper bleiben über eine Verlinkung auf dessen Datenbestand erreichbar. Nicht automatisiert erkannte Peripherie-Geräte lassen sich dann innerhalb von Timlys IT-Inventarisierung ergänzen, sodass dort der vollständige Datenbestand vorhanden ist.
IT-Asset-Management: Deutsch als Basissprache – Europa als Standard
Für die ganzheitliche Abbildung eines unternehmensweiten Inventars und das Einbinden einer IT-Asset-Management-Software ist es von Vorteil, wenn die verwendete Software für den deutschsprachigen Markt und angrenzende Länder konzipiert wurde. Anforderungen, wie die alljährliche Bestandsaufnahme im Rahmen der Inventur oder Datenschnittstellen zu in Mitteleuropa verwendeten SAP-Anwendungen, sind dann eher auf hier vorherrschende Anforderungen zugeschnitten. Das Gleiche gilt für den Support, der in der Regel besser vertraut mit den Anforderungen seiner deutschsprachigen Anwender ist. Nicht zuletzt fallen Verständnisprobleme weg, wenn die gesamte Belegschaft mit der einheitlichen Software arbeiten soll und Menüführung sowie Beschreibungen im deutschsprachigen Raum entworfen wurden.
IT-Asset-Management-Software effektiv nutzen
Wenn eine IT-Asset-Management-Software nicht nur zur reinen administrativen Erfassung von Hard- und Software genutzt wird, sondern als Plattform für den Informationsaustausch rund um alle IT-Assets, hat dies Potenzial, für einen Mehrwert im Unternehmen zu sorgen. Mitarbeiter bekommen Zugriff auf Daten, die ihre Arbeitsmittel betreffen. Das reduziert die Anzahl möglicher Nachfragen bei der IT-Administration und sorgt insgesamt für mehr Transparenz. Ist die IT-Asset-Management-Software in die allgemeine Inventarverwaltung eingebettet, lassen sich dynamische Parameter im Rahmen der normalen Arbeitsprozesse aktualisieren. (ah)
